Billingo és Számlázz.hu integráció: Egy kattintás, kész a számla a CRM-ből

Minden vállalkozás életében van egy ismétlődő, de elkerülhetetlen feladat: a számlázás. Kiállítod a számlát az egyik rendszerben, aztán visszaváltasz a CRM-be, hogy bejelöld a kifizetést. Vagy éppen fordítva – a CRM-ben nyomon követed az ügyletet, de a számlát külön kell megcsinálnod. A NomadCRM Billingo és Számlázz.hu integrációja véget vet ennek a felesleges váltogatásnak.

Miért fontos a számlázás integráció?

Ha a CRM-ed és a számlázórendszered nem beszélget egymással, az nemcsak időt rabol, hanem hibalehetőségeket is teremt:

• Kézi adatbevitel: Átmásolod az ügyfél nevét, címét, adószámát – és közben elgépelsz egy számot
• Státuszkövetés hiánya: A CRM-ben „nyitott" az ügylet, de a számla már rég ki van fizetve
• Elfelejtett számlák: A deal lezárul, de a számla kiállítása elmarad
• Szétszórt dokumentumok: A PDF az e-mailben van, a tételek a számlázóban, az ügyfél a CRM-ben

Az integrációval ezek a problémák megszűnnek: a számla ott készül, ahol az ügyfél és az ügylet is van – a CRM-ben.

Két nagy magyar számlázó, egy CRM

A NomadCRM a két legnépszerűbb magyar online számlázó rendszerrel működik együtt:

Billingo

Modern, REST API-alapú számlázó. Kiváló automatizálási lehetőségek, szép PDF-ek, elektronikus számla támogatás. Ideális, ha fejlett funkciókat keresel és fontos a modern felület.

Számlázz.hu

A magyar piac veteránja, megbízható és széleskörűen elfogadott. XML-alapú kommunikáció, egyszerű beállítás. Ideális, ha már használod és nem akarsz váltani.

A beállítás egyszerű: a Beállítások → Számlázás menüben megadod az API kulcsot, kiválasztod a szolgáltatót, és kész. Nincs bonyolult konfiguráció, nincs fejlesztői tudás szükséges.

Egy kattintás, kész a számla

A teljes számlázási folyamat a CRM-en belül zajlik. Lássuk lépésről lépésre:

1. Számla létrehozása

Az ügyfél oldalán vagy az ügylet részletnézetében kattints az „Új számla" gombra. A rendszer automatikusan kitölti:

• Az ügyfél adatait (név, cím, adószám, e-mail)
• A fizetési módot és határidőt az alapbeállításaid szerint
• A pénznemet és nyelvet

Add hozzá a tételeket – a termékadatbázisból kiválasztva vagy kézzel megadva. Minden tételnél beállíthatod:

• Megnevezés és mennyiség
• Egységár (nettó vagy bruttó)
• ÁFA kulcs: 0%, 5%, 18%, 27%, ÁFA mentes (AAM), Tárgyi mentes (TAM)
• Mennyiségi egység: darab, óra, nap, hónap, négyzetméter, kilogramm és sok más

A nettó, ÁFA és bruttó összegeket a rendszer automatikusan számítja.

2. Véglegesítés és kiküldés

Amikor a számla készen áll, kattints a „Véglegesítés" gombra. Ekkor történik a varázslat:

1. A NomadCRM elküldi a számla adatait a kiválasztott szolgáltatónak (Billingo vagy Számlázz.hu)
2. A szolgáltató létrehozza a hivatalos, NAV-kompatibilis számlát
3. A számla sorszámot visszakapja a CRM
4. A PDF automatikusan letöltődik és tárolódik
5. Ha elektronikus számlázás be van kapcsolva, az ügyfél azonnal megkapja e-mailben

Ez az egész egyetlen kattintás. Nem kell megnyitnod a Billingót vagy a Számlázz.hu-t – minden a CRM-ből megy.

3. Fizetéskövetés

Amikor az ügyfél kifizeti a számlát, jelöld be „Kifizetve" állapotúnak. A rendszer:

• Rögzíti a fizetés dátumát
• Értesíti az admin felhasználókat
• Kiváltja a „Számla kifizetve" automatizációs triggert – így például automatikus köszönő e-mailt küldhetsz

Díjbekérő (proforma) számla

Az előlegbekérés is egy kattintás. A díjbekérő (proforma) ugyanúgy készül, mint egy normál számla, de nem hivatalos bizonylat – hanem fizetési felszólítás. Amikor az ügyfél fizet:

1. Kattints a „Számla készítése" gombra a díjbekérőn
2. A rendszer automatikusan létrehoz egy végleges számlát, ami hivatkozik a díjbekérőre
3. Az eredeti díjbekérő sorszáma megjelenik a végleges számlán

A Számlázz.hu integráció automatikusan beállítja a díjbekérő–számla kapcsolatot, így a könyvelődnek sem lesz kérdése.

Sztornó – Ha mégis módosítani kell

Hibás számla? Nem probléma. A sztornó funkció egyetlen kattintással:

• Létrehozza a sztornó bizonylatot a számlázó szolgáltatónál
• A CRM-ben is megjelenik a negatív összegű sztornó számla
• Az eredeti számla státusza „Sztornózott"-ra változik
• A PDF automatikusan letöltődik

Ezután kiállíthatsz egy javított számlát – szintén a CRM-ből, szintén egy kattintással.

Ismétlődő számlák – Automatikus havi számlázás

Ha rendszeres díjat számlázol (pl. havi karbantartás, bérlet, előfizetés), az ismétlődő számla funkció teljesen automatizálja a folyamatot.

Rugalmas időzítés

• Heti / kétheti: Megadhatod a hét napját
• Havi: A hónap adott napja (1-31, vagy utolsó nap)
• Negyedéves / féléves / éves: Nagyciklikus számlázáshoz
• Első munkanap: Ha a hó elseje hétvégére esik, az első munkanapra csúsztatja
• Egyedi: Tetszőleges napszám beállítása

Hogyan működik?

1. Beállítod az ismétlődő számlát: ügyfél, tételek, gyakoriság, kezdő- és opcionális végdátum
2. A rendszer az ütemezés szerint automatikusan létrehozza a következő számlát
3. A számla véglegesíthető manuálisan vagy automatikusan
4. Szüneteltetheted és újraindíthatod bármikor
5. A „Generálás most" gombbal azonnal kiállíthatsz egy soron kívüli számlát

Minden generált számla nyomon követhető az előzményekben – látod, mikor és milyen összegben készültek a korábbi számlák.

Fizetési módok és ÁFA kezelés

Támogatott fizetési módok

• Készpénz
• Átutalás
• Bankkártya
• Utánvét
• PayPal
• SZÉP kártya

Az alapértelmezett fizetési módot a beállításokban adod meg – de számlánként is felülbírálhatod.

ÁFA kulcsok

A magyar jogszabályoknak megfelelő ÁFA kulcsok:

• 27% – Általános ÁFA kulcs
• 18% – Kedvezményes (pl. élelmiszer)
• 5% – Kedvezményes (pl. könyv, újlakás)
• 0% – Nullakulcsos
• AAM – ÁFA mentes (alanyi adómentes)
• TAM – Tárgyi adómentes

Tételenként eltérő ÁFA kulcs is alkalmazható – a rendszer helyesen számítja az összesített nettó, ÁFA és bruttó összegeket.

Cégjegyzék-integráció: Automatikus adatkitöltés

Amikor új ügyfelet veszel fel, a NomadCRM automatikusan kikeresheti a magyar cégjegyzékből az adatokat az adószám vagy cégnév alapján:

• Hivatalos cégnév
• Adószám
• Székhely (irányítószám, város, utca, házszám)
• Éves árbevétel és pénzügyi adatok

Ezzel a számlán garantáltan helyes adatok szerepelnek – nincs többé „rosszul írtam az adószámot" pillanat.

PDF kezelés és tárolás

Minden számla PDF-je automatikusan letöltődik és tárolódik a CRM-ben:

• Azonnali letöltés: A véglegesítés pillanatában elérhető
• Helyi gyorsítótár: Nem kell minden alkalommal a szolgáltatótól lekérni
• Bármikor elérhető: Hónapokkal később is egy kattintás a PDF megnyitása
• Előnézet: Véglegesítés előtt is megnézheted, hogyan fog kinézni a számla

Automatizáció és értesítések

A számlázás szorosan integrálódik az automatizációs motorral. Három trigger áll rendelkezésre:

• Számla létrehozva: Automatikus feladat az adminnak, értesítés a csapatnak
• Számla elküldve: Az ügyfélnek e-mail a számláról, a csapatnak értesítés
• Számla kifizetve: Köszönő e-mail, VIP címke hozzáadás, CRM státusz frissítés

Így a teljes számla életciklus automatizálható, az értesítésektől a fizetéskezelésig.

Statisztikák és áttekintés

A számla dashboard azonnali áttekintést ad a pénzügyeidről:

• Összes számla: Darabszám típus szerint
• Bevétel: Kifizetett számlák összértéke
• Függő bevétel: Kiküldött, de még nem fizetett számlák összege
• Lejárt számlák: Azonnal látod, hol van elmaradás

Szűrhetsz státusz, típus, ügyfél, dátum és kereső alapján – és exportálhatod az adatokat a könyvelőd számára.

Gyakorlati példa: Egy szolgáltató cég havi munkafolyamata

1. hét – Munkavégzés: Befejezed a projektet az ügyfélnek. A deal „Megnyerve" státuszba kerül.

Automatizáció indul: A „Deal megnyerve" trigger létrehoz egy feladatot: „Számla kiállítása – 2 nap határidő".

Számla készítése: Megnyitod az ügyfelet, kattintasz az „Új számla" gombra. Az ügyfél adatai, a tételek (a dealből átemelt termékek) már ki vannak töltve. Ellenőrzöd, véglegesíted – 1 perc.

Automatikus kiküldés: A számla PDF-je e-mailben elindul az ügyfélnek. Te nem nyitottad meg sem a Billingót, sem a Számlázz.hu-t.

Fizetés beérkezik: Bejelölöd „Kifizetve" – automatikus köszönő e-mail megy, a CRM-ben a bevétel frissül.

Hónap végén: A könyvelődnek megmutatod a statisztikákat – pontosan látja a bevételt, a függő összegeket és a lejárt számlákat.

Kinek ajánljuk?

• Egyéni vállalkozóknak: Nincs idő két rendszer között váltogatni – csinálj mindent egy helyen
• Szolgáltató cégeknek: Projekt → számla → fizetéskövetés egyetlen folyamatban
• Építőipari vállalkozásoknak: Részszámlák, díjbekérők, végszámlák – mind a CRM-ből
• Rendszeres számlázóknak: Havi karbantartási díjak, előfizetések automatikus kiállítása
• Csapatoknak: Az értékesítő lezárja a dealt, az admin kiállítja a számlát – ugyanabban a rendszerben

Próbáld ki a számlázás integrációt!

A számlázás nem kell, hogy külön feladat legyen. A NomadCRM Billingo és Számlázz.hu integrációjával a számla ott készül, ahol az ügyfél és az ügylet is van – egy kattintás, és kész. Díjbekérő, végleges számla, sztornó, ismétlődő számlák, PDF, automatikus kiküldés – mind a CRM-ből, mind automatizálva.

Kérd ingyenes demónkat, és nézd meg, hogyan egyszerűsíti a számlázásodat!